Actualmente, las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) son el motor de la economía española.
Si analizamos el grueso de las PYMES españolas, podemos observar que casi el 99% de las mismas son empresas que facturan menos de 10.000.000€ anuales, por lo que en este artículo nos centraremos en la problemática común que experimenta este segmento empresarial a la hora de controlar sus finanzas.
En esta categoría (PYMES que facturan menos de 10.000.000€ anuales) suele ser muy habitual encontrar empresas que cuentan con perfiles de administración y finanzas para aportar orden y llevar al día la contabilidad.
Sin embargo, esto no es suficiente para ejecutar una estrategia financiera óptima, ya que la contabilidad debe ir de la mano con la planificación financiera y, es precisamente en este punto, donde muchas de estas PYMES fallan al no contar con un Director Financiero (CFO) en la compañía.
En muchas ocasiones, las empresas de este segmento no cuentan con CFO en sus equipos al considerar que son perfiles caros y que no tendrán trabajo suficiente como para amortizar su coste, por lo que suelen prescindir de las labores de planificación financiera y se limitan a intentar llevar al día la contabilidad.
La ausencia de planificación financiera se suele traducir, a su vez, en problemas de liquidez en el corto, medio o largo plazo, al no contar con una hoja de ruta detallada que permita prever la evolución de la tesorería en los próximos meses y años con antelación suficiente.
Fruto de esta necesidad real y común en la mayoría de las PYMES, en los últimos años ha cobrado auge el servicio de CFO externo como la solución ideal para aquellas PYMES que quieren controlar profesionalmente sus finanzas a un coste hasta un 60% más asequible de lo que supondría contratar un CFO a tiempo completo en la compañía.
¿Qué valor aporta un CFO externo a una PYME?
Cuando una PYME contrata un servicio de CFO externo profesional introduce la planificación financiera en sus procesos. Es decir, la empresa pasa de limitarse a llevar la contabilidad al día, a contar con una planificación detallada que le permita definir objetivos tangibles y medir todas las métricas e indicadores clave para poder tomar decisiones en base a datos y no a opiniones.
A continuación, enumeramos algunas de las tareas clave que realiza un CFO externo en una PYME:
1. Análisis detallado de la compañía y optimización de flujos de trabajo.
Al llegar a la empresa, el CFO externo debe realizar un análisis detallado de los flujos de trabajo de la compañía para poder entender bien cómo funciona todo internamente y ver qué puntos son susceptibles de mejora.
Todas las PYMES tienen debilidades derivadas de su modelo de negocio, sector o incluso de su propia estructura organizacional, por lo que este análisis temprano es relevante y aporta valor desde el minuto cero.
Una vez realizado este análisis, el CFO externo es capaz de entender todas las particularidades de la PYME, lo que le permite poder crear un traje a medida para llevar un control exhaustivo de las finanzas de la empresa en cuestión.
2. Un CFO externo da solidez a la contabilidad de las PYMES.
La planificación financiera se ocupa desde hoy hacia adelante, mientras que la contabilidad se focaliza en lo que pasó hasta ayer. Por tanto, para realizar una planificación óptima es fundamental asegurarse de que los cimientos de la contabilidad son sólidos y de que los estados financieros históricos recogen la imagen fiel de la compañía.
En este sentido, al entrar un CFO externo en una PYME una de las labores iniciales que también realiza es analizar las Cuentas Anuales de los ejercicios anteriores y el Cierre Provisional (Balance y PyG) actualizado del ejercicio en curso.
Al realizar esta labor, en muchas ocasiones suelen advertirse algunos errores en contabilidad, o bien, puntos que, sin ser errores de facto, pueden ser optimizados en los estados financieros para que estos reflejen mejor la imagen fiel de la compañía.
Por tanto, el CFO externo trabajará mano a mano con el departamento de Administración y Finanzas y, en su caso, también con la gestoría que se encargue de las laborales de contabilidad, fiscalidad y laboral.
Asimismo, el CFO externo será el responsable de optimizar el flujo de trabajo entre todos estos actores para que se pueda llevar un control mensual de la contabilidad.
3. Elaboración de Business Plan.
La herramienta clave sobre la que se articula la planificación financiera de una empresa es el Business Plan.
Una vez optimizado el flujo de trabajo y revisada debidamente la contabilidad, el CFO externo será el encargado de elaborar un Business Plan detallado en el que se plasme la evolución mensual esperada en el corto, medio y largo plazo.
Para ello, será fundamental realizar una proyección detallada de los principales estados financieros (Balance de Situación, PyG y Estado de Flujos de Efectivo) en la que se muestre, entre otras muchas cosas, la evolución esperada de parámetros como la facturación, aprovisionamientos, márgenes, gastos de personal, servicios exteriores, EBITDA, inversiones, amortizaciones, endeudamiento, etc…
Con este Business Plan, la empresa podrá disponer de una hoja de ruta sobra la que podrá ir midiendo las desviaciones que se vayan generando mes a mes y tomar decisiones basadas en datos reales y métricas definidas.
Además, el Business Plan también permitirá estimar las necesidades concretas de financiación en el corto, medio y largo plazo con tiempo suficiente como para armar una estrategia financiera profesional e identificar los distintos tipos de financiación disponibles según la casuística de cada empresa.
4. Actualización continua del Business Plan y Reporting mensual.
El Business Plan es, por definición, una herramienta dinámica. Es decir, para aprovechar su potencial, es necesario darle seguimiento y llevarlo actualizado mes a mes.
Para ello, el CFO externo procederá mensualmente a la actualización del Business Plan e incorporará la contabilidad actualizada para que el histórico y la previsión sean congruentes basándose en datos actualizados.
Asimismo, todos los meses se procederá a la generación de un Reporting Financiero que permita al equipo directivo de la compañía tener visibilidad real y visual de las conclusiones que arroje el Business Plan para que puedan tomar decisiones eficaces y a tiempo.
5. Medición de los Unit Economics.
Para medir la rentabilidad del modelo de negocio, el CFO externo realizará un análisis detallado de los Unit Economics de la empresa.
Estos Unit Economics pueden ser definidos como los indicadores clave para evaluar la rentabilidad de un negocio, ya que, confrontan los ingresos y márgenes de cada venta unitaria con los costes en los que incurre la empresa para poder acometer dicha venta.
En este contexto, el CFO externo será el encargado de medir los Unit Economics clave como el CAC (Customer Acquisition Cost) y el LTV (LifeTime Value).
Si quieres aprender a estimar los Unit Economics de tu empresa puedes leer este post en el que te explicamos cómo calcularlos.
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